Das Thema Homeoffice ist grade aktueller denn je. Die vielen Kundengespräche, die unser Support in den letzten Tagen geführt hat, drehten sich hauptsächlich darum. Für viele ist es nämlich gar nicht so einfach, von heute auf morgen alles umzukrempeln und den Arbeitsplatz von zuhause aus anzutreten. Deswegen gibt es von uns ein paar Tipps, was Sie rund ums Thema Homeoffice beachten sollten.
Die technischen Herausforderungen – das ist zu tun!
Erster Ansprechpartner ist grundsätzlich Ihre interne oder externe IT-Betreuung. Diese kann eine ggf. notwendige weitere Infrastruktur z. B. VPN, ein Terminalserver und Zugänge hierzu, bereitstellen. Konfigurationen sind vorzunehmen, z. B. den Windows Benutzern die Remote Anmeldungen erlauben, um ein stabiles und schnelles Arbeiten zu ermöglichen.
Denken Sie auch daran, wenn dann alles steht, dass die Benutzer in der Handhabung der verschiedenen Programme aus dem Homeoffice unterwiesen werden. Bestimmte Anwendungen können beispielsweise nur auf einem Terminalserver bzw. PC innerhalb des Firmennetzes gestartet werden.
Sie haben Fragen dazu oder benötigen weitere Unterstützung? Dann kontaktieren Sie uns!
Richten Sie sich, wenn möglich, einen festen Arbeitsplatz im Homeoffice ein. Damit vermeiden Sie, die Technik ständig auf- und abzubauen. Das kann sonst auch mal schnell die IT überfordern. Fazit: Wenn es läuft, so belassen. Noch ein Tipp: Wenn es Probleme mit der Verbindung gibt, benutzen Sie wenn möglich ein Lan-Kabel, statt sich per WLAN mit der eigenen Fritzbox oder dem Router zu verbinden. Das sorgt für eine stabilere und schnellere Internetverbindung.
Auch EKM spricht und arbeitet aus dem Homeoffice miteinander
Hier gibt es tolle technische Unterstützung – auch kostenfrei. Bei EKM nutzen wir Zoom und Teamviewer für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, das Entwickeln von Konzepten und auch Meetings. Diese Programme können in eingeschränktem Umfang lizenzfrei genutzt werden. Aus aktuellem Anlass haben einige Hersteller vorübergehend die Nutzung auch ohne Lizenz freigegeben z. B. Microsoft Teams oder Zoom bis 40 Minuten Konferenz.
Der Arbeitsalltag aus dem Homeoffice
Die aktuelle Situation sorgt für Distanz, Ungewissheit und Veränderung! Das schürt Unsicherheit und Ängste. Nutzen Sie die Möglichkeiten und schaffen einen Raum für Kommunikation und Fragen! So haben wir z.B. täglich um 9:30 Uhr ein „Morning-Meeting“ eingerichtet, an dem alle Mitarbeiter teilnehmen – zum einen geht es um die Abstimmung der Tagespläne und es ist schön und wichtig einmal am Tag alle zu sehen und zu hören. Das schafft Sicherheit! Anschließend geht es dann weiter mit dem Support-Meeting; business as usual. Neu ist auch, dass wir unsere 14-tägigen Mitarbeitergespräche in Form von one-on-ones nun wöchentlich durchführen.
Der Gesprächsbedarf einzelner Mitarbeiter ist einfach größer geworden und da möchte ich als Chef da sein
Gerade aktuell gibt es auch je nach privater Situation Vereinbarungen zu treffen. Es ist nicht für alle Mitarbeiter möglich, zu den normalen Arbeitszeiten vollumfänglich zu arbeiten. Gehen Sie offen damit um und vereinbaren Sie, was realistisch möglich ist.
Um die Übersicht zu behalten pflegen alle Mitarbeiter ganz konsequent im Outlook-Kalender ein, wie die Tagesplanung aussieht und an welchen Aufgaben sie arbeiten werden. Zugegeben sind wir hier noch im run-in – das läuft noch nicht perfekt. Doch damit behalte ich als Chef den Überblick, wer was gerade macht und kann im Fall steuernd eingreifen.
Die Basis unserer inzwischen sehr eingespielten Arbeitsabläufe ist die gemeinsam festgelegte Dokumentation der Prozesse und Rahmenbedingungen im EKM-Wiki. Zusätzlich gibt es für jeden Kunden ein Kunden-Wiki nach einer fixen Struktur. Jeder weiß, was er wo aufzuzeichnen hat, z. B. neue Masken, erweiterte Funktionen. Die Programmierer und der Support können sich dann bei Fragen und Änderungen schnell und zielsicher einen Überblick zum Ist-Stand verschaffen.
Ist das Corona-Virus eine Chance für eine digitalisierte Arbeitswelt?
Im Dezember 2019 zeigten die Ergebnisse einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung zum Thema Homeoffice spannende Zahlen. Von 1.800 Befragten gaben 22 % der Frauen und 12 % der Männer an, dass es ihnen nicht erlaubt sei, von zu Hause zu arbeiten, obwohl es technisch möglich wäre.
Knapp 80 Prozent der Befragten äußerten, dass aus ihrer Sicht die Arbeit von zu Hause nicht zu ihrem Job passe. Rund 70 Prozent gingen zudem davon aus, dass die eigene Anwesenheit dem Chef wichtig sei. Auch verwehrte Karrierechancen waren die Befürchtung.
Arbeiten aus dem Homeoffice bringt auch Vorteile!
Durch die aktuelle Krise wird die Digitalisierung in der Arbeitswelt nach vorne gezwungen. Eine zweijährige Studie aus Stanford zeigte, dass Homeoffice die Produktivität signifikant steigerte und die Fehlzeiten reduzierte. Einige Teilnehmer aus der Studie klagten über Isolation – also ist Homeoffice grundsätzlich ein guter Weg, auch wenn die Anwesenheit im Büro ebenfalls für einige wichtig ist. Natürlich nach Corona.
Auch die neuen Arbeitsgenerationen wollen flexibler arbeiten und da ist das Arbeiten von einem beliebigen Standort ein wichtiger Baustein. Die aktuelle Situation bietet die Chance neue Dinge einfach mal auszuprobieren. Anschließend können Sie die neuen Erfahrungen in Ihre weiteren Planungen einfließen lassen.
Nutzen Sie die Krise, um Ihr Unternehmen auf die Zukunft der modernen Arbeitswelt vorzubereiten!
Jetzt ist ein sehr guter Moment, um neue Wege zu gehen. Momentan sind fast alle Unternehmen gefordert, sich der aktuellen Lage anzupassen. Dabei ist es völlig ok, wenn nicht von Anfang an alles perfekt läuft. Sie sollten diese Chance allerdings nicht verpassen und gestärkt aus dieser Situation herausgehen.
Die Herausforderungen annehmen und bestmöglich umsetzen
Die Herausforderung ist, die technischen Voraussetzungen zu schaffen und die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Der Fokus bei all den Anstrengungen sollte sein, ein für die Zukunft tragfähiges Konzept für Ihr Unternehmen zu finden und zu implementieren. Wenn Sie dies dann künftig stetig weiterentwickeln und verbessern, haben Sie schon einen Baustein erfüllt, der Sie als moderner Arbeitgeber auszeichnet.
Uns ist natürlich klar, dass es nicht allen möglich ist, ihre Arbeit von zu Hause zu erledigen. Und doch ist manchmal mehr möglich, als man denkt. Für Chefs bedeutet das „loslassen“ und vertrauen, dass es die Mitarbeiter im Homeoffice gut hinkriegen.
Wir wünschen Ihnen allen Kraft, die Situation zu meistern.
Tel. 089 629960-0 , E-Mail: info@ekm.de
Ihr EKM-Team
Übrigens!
Die arbeits- und steuerrechtlichen Themen haben wir ausgeklammert. Hinweisen möchten wir Sie auf das Angebot der IHK München mit einer Hotline für Unternehmer an rund um das Arbeiten in Zeiten von Corona: Telefon 089 5116-0.
Quellen: